Expert Intelligence Workspace: hướng dẫn admin
Bật Expert Intelligence cho Workspace: OU bật Gemini Notebook, Google Play và Google Books; Education dùng Buy for Groups; kiểm tra Play Books Sources.
Người tìm «Gemini Notebook Expert Intelligence Workspace», «enable Expert Intelligence Workspace admin» hoặc «Buy for Groups Gemini Notebook» thường không phải người mua cá nhân—họ cần bật công tắc tổ chức, phân bổ sách, rồi smoke-test. Lộ trình người dùng (cách thêm Play Books làm Sources) xem bài song sinh NotebookLM Expert Intelligence: Add Play Books as Sources. Trang này là bản đôi dành admin.
Ngày 17/9/2026, Google Workspace Updates giới thiệu Expert Intelligence cho Workspace và Education: nhân viên và học sinh có thể thêm ebook Play Books đủ điều kiện đã mua (hoặc tổ chức cấp) vào Gemini Notebook—vẫn được tìm nhiều dưới tên NotebookLM—rồi tạo Audio Overview, quiz và Infographic. Sự kiện theo thông báo đó và Admin Help, có thể thay đổi.
Kết hợp với cách chia sẻ NotebookLM (ranh giới sở hữu khi notebook rời tài khoản bạn) và workflow chuẩn bị bài giảng sau khi sách đã vào Sources.
1. Thông báo 17/9 có nghĩa gì với admin
Expert Intelligence người dùng ra mắt 27/8/2026. Bài Workspace 17/9 tập trung khả dụng phía tổ chức và nghĩa vụ admin: miền Rapid Release và Scheduled Release đã có; bao phủ mọi khách Google Workspace, thuê bao Workspace Individual và tài khoản cá nhân đã bật Gemini Notebook, Google Play và Google Books.
- Không có công tắc end-user: người dùng không thể «bật Expert Intelligence» trong sản phẩm—quyền truy cập phụ thuộc ba dịch vụ bạn bật cho OU của họ.
- Quy mô danh mục: Google nêu hơn 100.000 đầu sách từ nhà xuất bản lớn; điều kiện vẫn hiện qua Tools / Use with Gemini Notebook trên trang sách.
- Chia sẻ vẫn gắn sở hữu: cộng tác viên cũng phải sở hữu bản hợp lệ để tương tác ebook trong notebook chia sẻ—chia sẻ tổ chức không tặng sách.
Nguồn chính: Workspace Updates: Introducing Expert Intelligence.
2. Ba mục bắt buộc On: Gemini Notebook + Google Play + Google Books
Thông báo nêu rõ: end-user phải thuộc OU có Gemini Notebook, Google Play và Google Books đặt On. Thiếu một mục thường trông như «thiếu Play Books Sources» hoặc «Gemini Notebook không mở»—dễ hiểu nhầm là rollout chậm.
- Gemini Notebook: Admin console → Menu → Generative AI → Gemini Notebook → Service status. Cần quyền admin Gemini Settings. Dùng On cho mọi người, OU Override hoặc nhóm truy cập xuyên OU.
- Google Play / Google Books: bật cho cùng OU (hoặc tập pilot hẹp hơn) theo chính sách Apps & services. Tổ chức Education chỉ cấp đầu cụ thể qua Buy for Groups có thể bỏ qua Google Play đầy đủ cho học sinh (mục sau).
- Chặn theo vùng: nếu không bật được Gemini Notebook, kiểm tra khả dụng dịch vụ địa phương («Unable to turn on a service») trước khi sửa chính sách không liên quan.
Admin Help: Turn Gemini Notebook on or off for users.
3. Education: Buy for Groups mà không cần Play đầy đủ cho học sinh
Với nhu cầu «học sinh chỉ cần sách cụ thể», Google gợi ý: tổ chức có Google Workspace for Education Plus hoặc add-on Teaching & Learning có thể mua qua Buy for Groups và phân bổ bản sao mà không cấp học sinh quyền Google Play đầy đủ.
- Mua: đăng nhập tài khoản trường trên play.google.com/store/books → mở đầu sách → Buy for groups → chọn số lượng và thanh toán (sách trả phí thường tối đa 10 bản/lần; mua số lớn dùng form bulk của Google).
- Phân bổ: từ Your Inventory trên Play Books, dùng Manage hoặc Create link to give copies cho cá nhân hoặc nhóm. Người mua và người đọc phải cùng quốc gia.
- Tiên quyết Classroom: luồng hướng Classroom thường cần Google Books On cho học sinh/giáo viên, Play Store / Google Pay cho giáo viên và add-on Play Books Workspace—đối chiếu trang Classroom / Play Help mới nhất.
Chi tiết bước: Share books from Play Books with students. Sau phân bổ, học sinh vẫn thêm ebook làm Source trong Gemini Notebook (bài song sinh người dùng).
4. Chia sẻ nội bộ: sở hữu vẫn tính theo từng người
Admin hay được hỏi: «Nếu tôi chia sẻ notebook đã có ebook, cả phòng ban chat được không?» — sở hữu vẫn theo từng user.
- Người nhận không có bản hợp lệ thấy Source xám và không chat hay tạo artifact từ sách đó.
- Artifact tạo từ ebook Play Books giữ hạn chế chia sẻ công khai như tài khoản người dùng—chính sách tổ chức có thể chặn thêm Anyone-with-a-link.
- Lập ngân sách theo «số người phải tương tác», không theo «số notebook».
Vai trò và link công khai: hướng dẫn chia sẻ. Điều kiện và đường Add sources: hướng dẫn Expert Intelligence người dùng.
5. Smoke-test mười phút sau khi bật
Khi ba dịch vụ đã On, dùng một tài khoản pilot (trùng mua/phân bổ) để kiểm tra ngắn:
- Gemini Notebook mở được (notebooklm.google hoặc cổng tổ chức) dưới hồ sơ công việc/trường.
- Trang chi tiết Play Books hiện Gemini Notebook dưới Tools, hoặc sách đã sở hữu có Use with Gemini Notebook.
- Add sources → Play Books liệt kê đầu sách (không xám vĩnh viễn); Chat trả câu có trích dẫn.
- Mở cùng notebook chia sẻ với đồng nghiệp chưa được cấp sách: kỳ vọng Source xám—chứng minh ranh giới sở hữu, không phải rollout hỏng.
6. Checklist và bước tiếp theo
- Doanh nghiệp muốn Expert Intelligence? → Xác nhận ba On trên cùng OU trước khi đào tạo.
- Trường chỉ phát sách cụ thể? → Education Plus / Teaching & Learning + Buy for Groups; học sinh có thể bỏ Play đầy đủ.
- User báo «không có Play Books»? → Kiểm tra công tắc OU và khớp tài khoản trước khi đổ lỗi model.
- Cần vòng chuẩn bị? → Sau khi Sources vào chỗ, theo workflow chuẩn bị bài giảng.
Bài Workspace: Introducing Expert Intelligence · Bật Gemini Notebook: Admin Help · Buy for Groups: Play Books for students · Đường thêm người dùng: Play Books → Sources