Workspace啟用Expert Intelligence管理員指南
為 Workspace 啟用 Gemini Notebook Expert Intelligence：依 OU 開啟 Gemini Notebook、Google Play 與 Google Books，Education 用 Buy for Groups，再做 Play Books Sources 煙霧測試。
搜「Gemini Notebook Expert Intelligence Workspace」「Workspace 管理員啟用 Expert Intelligence」「Buy for Groups Gemini Notebook」的人，通常不是個人買家——而是要在組織里先開啟開關、再發書、再冒烟測試。消費端「怎麼把 Play Books 加成 Source」见姊妹篇 NotebookLM Expert Intelligence：Play Books 進 Sources；本文只回答管理員意圖。
2026 年 9 月 17 日，Google Workspace Updates 正式面向 Workspace / Education 介绍 Expert Intelligence：員工與學生可把合資格已購（或組織分配的）Play Books 電子書加入 Gemini Notebook（搜尋里仍常叫 NotebookLM），再生成 Audio Overview、測驗與 Infographic。事實依據該公告與管理員幫助中心，界面與限额可能變更。
也可對照 如何分享 NotebookLM（共享時所有權邊界）與 教師備課工作流（書就位后再進 Studio）。
1. 9 月 17 日公告對管理員意味着什麼
消費端 Expert Intelligence 早在 8 月 27 日已官宣；9 月 17 日 Workspace 公告的重點是組織侧可用性與管理員义務：Rapid Release 與 Scheduled Release 域現已可用；覆蓋所有 Workspace 客戶、Workspace Individual，以及已啟用 Gemini Notebook / Google Play / Google Books 的個人账号路径。
- 没有單獨的終端使用者開關：終端使用者無法在產品里「開啟 Expert Intelligence」——能否用取决於管理員為 OU 開啟的三項服務。
- 規模口徑：公告寫明逾 10 萬册主要出版社書目可参與；資格仍按書目顯示 Tools / Use with Gemini Notebook。
- 共享硬邊界不变：要在共享筆記本里與電子書互動，接收方也必須擁有合資格副本——組織協作不能靠「一人買書全家用」。
2. 三項必開：Gemini Notebook + Google Play + Google Books
公告寫得很死：終端使用者所在 OU 必須同時將 Gemini Notebook、Google Play、Google Books 設為 On。漏開任意一項，使用者侧常見表現是看不到 Play Books 源、Tools 路径不可用，或整頁無法進入 Gemini Notebook——容易被误判為「功能未上線」。
- Gemini Notebook：Admin console → Menu → Generative AI → Gemini Notebook → Service status。需要 Gemini Settings 管理員權限。可對全組織 On，或按 OU Override，或用存取組跨部門放行。
- Google Play / Google Books：按組織既有「應用與服務」策略為同一 OU（或子集）開啟；Education 若只用 Buy for Groups 發指定書，學生侧可不開放完整 Google Play（见下一节）。
- 区域限制：若無法開啟 Gemini Notebook，先查當地服務可用性（官方「Unable to turn on a service」），不要反複改無關策略。
3. Education：Buy for Groups 發書，學生可不開放完整 Play
面向「學生只需特定書目」的場景，公告給出管理員提示：擁有 Google Workspace for Education Plus 或 Teaching & Learning 附加組件的組織，可用 Buy for Groups 采購並分配電子書，不必給學生完整 Google Play 存取。
- 采購侧：教師/管理員用學校账号在 play.google.com/store/books 找到書目 → Buy for groups → 選份數並完成購買（付費書常見一次最多 10 册，大批量另走官方表格）。
- 分配侧：在 Play Books「Your Inventory」里 Manage / Create link to give copies，發給個人或群組。購買者與讀者須在同一国家/地区。
- Classroom 前置：若走 Classroom 發書路径，通常還需為學生/教師開啟 Google Books，並為教師開啟 Play Store / Google Pay，以及安装 Play Books Workspace 附加組件——以最新 Classroom / Play 幫助為準。
步骤細節见 Share books from Play Books with students。分配完成后，學生仍須在 Gemini Notebook 按消費端流程把書加成 Source（姊妹篇）。
4. 組織內共享：所有權仍按人計算
管理員常被問：「我把含電子書的筆記本分享給教研組，大家能不能直接問？」——答案仍是不能替代各自所有權。
- 接收方未擁有合資格電子書時，Source 會呈灰色，無法基於該書聊天或生成成果。
- 由 Play Books 電子書生成的成果物，公開分享限制與消費端一致——組織策略還可能额外關掉「任何人有連結」。
- 規划采購時按「需要互動的人數」買份數（或 Buy for Groups），不要按「筆記本數量」估算。
角色與公開連結細則见 分享指南；資格與 Add sources 路径见 Expert Intelligence 消費端指南。
5. 上線后 10 分鐘冒烟測試
三項服務開啟后，用一個試點账号（與購書/分配账号一致）做最短驗證：
- 能開啟 Gemini Notebook（notebooklm.google 或組織入口），且 Profile 是工作/學校账号。
- Play Books 詳情頁 Tools 列出 Gemini Notebook，或已擁有書出現 Use with Gemini Notebook。
- Add sources → Play Books 能看到該書（非永久灰色）；Chat 能抽出帶引用的句子。
- 另用未分配該書的同事账号開啟同一共享筆記本：應看到灰色 Source——證明所有權邊界生效，而不是「坏了」。
6. 清單與下一步
- 業務要上 Expert Intelligence？ → 先核同一 OU 的三項 On，再谈培训。
- 學校只發指定教材？ → Education Plus / Teaching & Learning + Buy for Groups，學生可不開放完整 Play。
- 使用者說「没有 Play Books」？ → 查 OU 開關與账号是否一致，不要先怪模型。
- 要備課閉环？ → 書就位后跟 教師備課工作流。
Workspace 公告：Introducing Expert Intelligence · 開關 Gemini Notebook：Admin Help · Buy for Groups：Play Books for students · 消費端加書：Play Books → Sources