Workspace启用Expert Intelligence管理员指南
为 Workspace 启用 Gemini Notebook Expert Intelligence：按 OU 打开 Gemini Notebook、Google Play 与 Google Books，Education 用 Buy for Groups，再做 Play Books Sources 冒烟测试。
搜「Gemini Notebook Expert Intelligence Workspace」「Workspace 管理员启用 Expert Intelligence」「Buy for Groups Gemini Notebook」的人，通常不是个人买家——而是要在组织里先打开开关、再发书、再冒烟测试。消费端「怎么把 Play Books 加成 Source」见姊妹篇 NotebookLM Expert Intelligence：Play Books 进 Sources；本文只回答管理员意图。
2026 年 9 月 17 日，Google Workspace Updates 正式面向 Workspace / Education 介绍 Expert Intelligence：员工与学生可把合资格已购（或组织分配的）Play Books 电子书加入 Gemini Notebook（搜索里仍常叫 NotebookLM），再生成 Audio Overview、测验与 Infographic。事实依据该公告与管理员帮助中心，界面与限额可能变更。
也可对照 如何分享 NotebookLM（共享时所有权边界）与 教师备课工作流（书就位后再进 Studio）。
1. 9 月 17 日公告对管理员意味着什么
消费端 Expert Intelligence 早在 8 月 27 日已官宣；9 月 17 日 Workspace 公告的重点是组织侧可用性与管理员义务：Rapid Release 与 Scheduled Release 域现已可用；覆盖所有 Workspace 客户、Workspace Individual，以及已启用 Gemini Notebook / Google Play / Google Books 的个人账号路径。
- 没有单独的终端用户开关：终端用户无法在产品里「打开 Expert Intelligence」——能否用取决于管理员为 OU 打开的三项服务。
- 规模口径：公告写明逾 10 万册主要出版社书目可参与；资格仍按书目显示 Tools / Use with Gemini Notebook。
- 共享硬边界不变：要在共享笔记本里与电子书互动，接收方也必须拥有合资格副本——组织协作不能靠「一人买书全家用」。
2. 三项必开：Gemini Notebook + Google Play + Google Books
公告写得很死：终端用户所在 OU 必须同时将 Gemini Notebook、Google Play、Google Books 设为 On。漏开任意一项，用户侧常见表现是看不到 Play Books 源、Tools 路径不可用，或整页无法进入 Gemini Notebook——容易被误判为「功能未上线」。
- Gemini Notebook：Admin console → Menu → Generative AI → Gemini Notebook → Service status。需要 Gemini Settings 管理员权限。可对全组织 On，或按 OU Override，或用访问组跨部门放行。
- Google Play / Google Books：按组织既有「应用与服务」策略为同一 OU（或子集）打开；Education 若只用 Buy for Groups 发指定书，学生侧可不开放完整 Google Play（见下一节）。
- 区域限制：若无法打开 Gemini Notebook，先查当地服务可用性（官方「Unable to turn on a service」），不要反复改无关策略。
3. Education：Buy for Groups 发书，学生可不开放完整 Play
面向「学生只需特定书目」的场景，公告给出管理员提示：拥有 Google Workspace for Education Plus 或 Teaching & Learning 附加组件的组织，可用 Buy for Groups 采购并分配电子书，不必给学生完整 Google Play 访问。
- 采购侧：教师/管理员用学校账号在 play.google.com/store/books 找到书目 → Buy for groups → 选份数并完成购买（付费书常见一次最多 10 册，大批量另走官方表格）。
- 分配侧：在 Play Books「Your Inventory」里 Manage / Create link to give copies，发给个人或群组。购买者与读者须在同一国家/地区。
- Classroom 前置：若走 Classroom 发书路径，通常还需为学生/教师打开 Google Books，并为教师打开 Play Store / Google Pay，以及安装 Play Books Workspace 附加组件——以最新 Classroom / Play 帮助为准。
步骤细节见 Share books from Play Books with students。分配完成后，学生仍须在 Gemini Notebook 按消费端流程把书加成 Source（姊妹篇）。
4. 组织内共享：所有权仍按人计算
管理员常被问：「我把含电子书的笔记本分享给教研组，大家能不能直接问？」——答案仍是不能替代各自所有权。
- 接收方未拥有合资格电子书时，Source 会呈灰色，无法基于该书聊天或生成成果。
- 由 Play Books 电子书生成的成果物，公开分享限制与消费端一致——组织策略还可能额外关掉「任何人有链接」。
- 规划采购时按「需要互动的人数」买份数（或 Buy for Groups），不要按「笔记本数量」估算。
角色与公开链接细则见 分享指南；资格与 Add sources 路径见 Expert Intelligence 消费端指南。
5. 上线后 10 分钟冒烟测试
三项服务打开后，用一个试点账号（与购书/分配账号一致）做最短验证：
- 能打开 Gemini Notebook（notebooklm.google 或组织入口），且 Profile 是工作/学校账号。
- Play Books 详情页 Tools 列出 Gemini Notebook，或已拥有书出现 Use with Gemini Notebook。
- Add sources → Play Books 能看到该书（非永久灰色）；Chat 能抽出带引用的句子。
- 另用未分配该书的同事账号打开同一共享笔记本：应看到灰色 Source——证明所有权边界生效，而不是「坏了」。
6. 清单与下一步
- 业务要上 Expert Intelligence？ → 先核同一 OU 的三项 On，再谈培训。
- 学校只发指定教材？ → Education Plus / Teaching & Learning + Buy for Groups，学生可不开放完整 Play。
- 用户说「没有 Play Books」？ → 查 OU 开关与账号是否一致，不要先怪模型。
- 要备课闭环？ → 书就位后跟 教师备课工作流。
Workspace 公告：Introducing Expert Intelligence · 开关 Gemini Notebook：Admin Help · Buy for Groups：Play Books for students · 消费端加书：Play Books → Sources